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El software OCR y sus ventajas

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Sin lugar a dudas el OCR se ha convertido en una herramienta esencial en lo que a la Gestión Documental se refiere. Proviene de las siglas inglesas Optical Character Reconigtion, o lo que es lo mismo, Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se basa en la captura automática de datos y su introducción en el sistema mediante una innovadora tecnología usandose para escanear y reconocer caracteres, e incluso códigos de barras, en cualquier tipo de documento (albaranes, formularios, facturas, etc.) Los datos pueden ser escaneados manualmente, o incluso capturados desde la cola de impresión.

El OCR ayuda a extraer la información de forma rápida y precisa, para transferirla así a formato electrónico y facilitando la gestión electrónica de estos documentos y partes esenciales de ellos de forma eficaz, segura y ágil.

Resumiendo, este software captura los datos que contiene el documento, los almacena en un archivo o base de datos, con un formato que reconoce dichos datos y los recupera fácilmente para ser usados en otras aplicaciones.

Las principales características de un OCR se podrían dividir en diez puntos clave:

  1. Transformación de documentos en papel a documentos digitales en formato PDF, Word o Excel, entre otros.
  2. Gestión de la documentación digital.
  3. Automatización de la tarea de archivo.
  4. Renombrado de documentos de forma automática.
  5. Uso del texto contenido en el documento para archivo y búsqueda.
  6. Etiquetado de documentos desde la pantalla de su equipo.
  7. Configuración personalizada de preguntas para archivo direccionado.
  8. Integración con bases de datos y enlace ERP.
  9. Reconocimiento automático de códigos de barras.
  10. Envío automático de documentos salientes.

La tecnología OCR ofrece múltiples ventajas para las compañías reduciendo tiempos en la localización y recuperación de los documentos, supone una disminución del espacio físico de almacenamiento de la información y un aumento de la seguridad para los documentos de la empresa y sus propios clientes.

Los documentos se encuentran “bajo candado”, completamente seguros, y únicamente pueden acceder las personas autorizadas en cada momento o estado de los mismos, para consultar su información, hacer alguna modificación, informe, autorizar su publicación, etc.

 Los beneficios de la gestión documental se centran en el control de todo el ciclo de vida de un documento, aumento de la rapidez en sus transacciones, localización y recuperación de archivos, reducción de costes de almacenamiento de los documentos e incremento de la productividad, derivado de un mayor y mejor conocimiento de la información de su empresa.

Ahora que ya conocemos lo que es un OCR, en DIN estamos a vuestra disposición para asesoraros sobre este software que os hará ahorrar como ya dijimos, tiempo, espacio y por supuesto, costes en vuestras empresas.

¿Comenzamos?