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La gestión de documentos en la empresa

Technology in the hands of businessmen

 

No hay duda alguna que uno de los principales retos de la mayoría de las empresas actuales es la transformación digital. Uno de los obstáculo que suelen encontrar es que desconocen la manera de afrontar el problema, es decir, como empezar. En este sentido, una de las formas más sencillas de iniciar un proceso de transformación digital en una organización es implementar un sistema de gestión documental.  En DIN contamos con un software que permite almacenar y organizar archivos de forma eficiente, que ayuda a aumentar la productividad y la competitividad, a la vez que elimina la incomodidad y los problemas que supone la gestión de documentos en papel.

A continuación daremos un pequeño repaso de lo que fue, es y será la Gestión Documental en el mundo empresarial a lo largo de la historia:

 

  • El pasado y presente de la gestión documental

En los años 80 comenzaron a desarrollarse software que combinaba documentos en papel con nuevas tecnologías digitales. Al principio, la gestión documental se refería a la gestión de documentos físicos únicos como contratos, documentos impresos o fotografías, por ejemplo.

Durante la década de los 90 y 2000 la gestión documental fue evolucionando cada vez más y hoy en día se refiere a todos los documentos y archivos físicos y electrónicos. De esta forma, en la actualidad los sistemas de gestión documental aportan seguridad, almacenamiento de metadatos e indexación y recuperación. Todo esto permite a las empresas organizar su información y encontrarla fácilmente.

 

  • La gestión documental del futuro y la nube

La gestión de documentos del futuro no solo tratará de lograr la organización de la información y la recuperación, sino que también apostará por la utilización de la nube, lo que permitirá el aumento de la productividad y la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar del mundo.

El trabajo a distancia o tele-trabajo es un factor clave en las empresas actuales, de hecho cada día aumenta el número de trabajadores que trabaja desde otro país, desde casa o mientras viaja. En este panorama una gestión documental que sea flexible es esencial para las empresas. La nube permite que los trabajadores puedan acceder a la documentación desde cualquier lugar y conectarse con otros empleados independientemente de donde se encuentren y en tiempo real.

 

Sin embargo, actualmente las empresas encuentran diversas dificultades a la hora de implantar soluciones de gestión documental.

En cualquier caso, la implantación en una empresa de un sistema de gestión documental debe basarse en un cambio de la cultura de la organización, de forma que apueste por la colaboración, la creatividad y la innovación. Este cambio de cultura necesitará el apoyo de un liderazgo sólido para consolidalo.

En DIN diseñamos soluciones orientadas a aportar valor de forma continua y a largo plazo a nuestros clientes. Trabajamos mano a mano con ellos para obtener un conocimiento detallado de sus actividades y aportando un enfoque consultivo, de herramientas propias y de servicios de gestión.Data storage. Laptop and file cabinet with ring binders. 3d

Después de este breve artículo, ya va siendo hora de que tome el control de su flujo de documentos digitales mediante el uso de un software de gestión de documentos y contenidos.

En DIN sabremos como ayudarle…