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¿Por qué implementar la gestión documental en tu empresa?

 

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En DIN estamos empeñados en mejorar los procesos de tu negocio y por eso insistimos tanto en la implementación de un sistema de gestión documental. Como ya hemos mencionado en anteriores posts, la gestión documental se ha convertido en algo imprescindible para el buen funcionamiento de las compañías. Según datos de la IDC (International Data Corporation), en la actualidad más del 75% de las empresas ya está en proceso de digitalizaciónl, adaptando sus negocios a las nuevas tecnologías emergentes y cambiando su forma de trabajar y enfocar los procesos. Pero la digitalización ha conseguido también ser una pieza indiscutible para ganar en competitividad otorgando a las empresas la capacidad para obtener la rentabilidad  necesaria en el mercado frente a sus competidores.

El día a día en la oficina está lleno de objetivos que solemos clasificar en corto, medio y largo plazo. Muchas veces los objetivos a conseguir en menos tiempo no ayudan a la hora de mejorar los mecanismos de nuestro negocio. La gestión documental es por tanto una de esas implementaciones que facilita que nuestros trabajadores sean más efectivos y eficientes o por decirlo de una manera más simple: sean más ordenados en sus procesos.

La información es uno de los activos más importantes de una empresa. Estos activos se traducen en infinidad de documentos que se crean cada día: nóminas, facturas, contratos, datos financieros, registros de clientes, etc. No tenerlos adecuadamente ordenados y accesibles puede conllevar terribles consecuencias como indeseables inspecciones de la Administración o incluso pérdida de clientes.

Por si todas estos motivos no son suficientes para afrontar la digitalización en tu empresa, en DINBlog te vamos a dar 3 razones de peso para convencerte de una vez por todas:

1. Concentra toda la información en un solo lugar:

Toda la documentación que creas desde el inicio es la que cuenta tu historia y te permite evitar errores del pasado, así como a hacer movimientos con más rentaempresario-triste-sobre-fondo-blanco_7242-112bles en el futuro. Por tanto, acceder a esta información de manera rápida y ordenada, nos ayuda a hacer una planificación empresarial más completa y coherente.

2. Evita males mayores:

Hasta que realmente necesitamos un documento importante que no damos localizado, la Gestión Documental pasa totalmente desapercibida para todos nosotros. Hoy en día se estima que el 53% de las empresas no realizan copias de seguridad con frecuencia, eso significa que no están protegiendo sus datos.

La pérdida de información es un hecho que a día de hoy con las herramientas de las que disponemos debería borrarse del diccionario de cualquier empresa así que, la gestión documental se ocupa de que ese horrible escenario no tenga lugar.

 

3. Incremento de la productividad asegurado:

En el mundo de las oficinas hay actividades que se cuelan en el agujero negro del tiempo. Nos referimos a tareas tan cotidianas como buscar un correo, o encontrar el documento que pasó desapercibido hasta el momento que se convirtió en fundamental…

Aquí unos datos que te ayudarán a entender esto del agujero negro del tiempo:

  • El 16% de las horas de trabajo se utilizan para la búsqueda de información
  • El 60% del tiempo de trabajo se gasta en la entrega de documentación
  • El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse
  • El 60% están obsoletos
  • El 50% son copias de otros documentos

Con la gestión documental se reducen esos porcentajes y mejora la eficiencia de tu negocio.

En DIN contamos con las herramientas necesarias para hacer de tu empresa una compañía más ágil y más seguro en el largo plazo. Y volvemos a repetir: el único camino para conseguirlo es la gestión documental, ¿Empezamos?